¶ Mandatsbearbeitung
Mandantschaft ist über den Verlauf des Mandats aktenkundig informiert zu halten.
Über jede Besprechung ist mindestens eine Aktennotiz zu fertigen.
Erforderliche Maßnahmen sind innerhalb von zwei Tagen nach dem Termin zu veranlassen.
- Termine so legen, dass keine Wartezeiten entstehen
- Räumlichkeit muss aufgeräumt und sauber sein
- Nach Mandatserteilung unverzüglich Akte anlegen
- Aktenvorblatt vollständig ausfüllen (inkl. Daten der Rechtsschutzversicherung)
- Aktenvorblatt ausdrucken und einheften
- Bei Unfallakten: Schadensbogen vorne einheften, in Autohaus-Erfassungsbogen eintragen
- Prüfen, ob Mandatsbestätigung bereits erfolgt ist — ggf. sofort nachholen
- Wiedervorlage für zuständigen Anwalt eintragen
- E-Akten werden nach der für das jeweilige Referat hinterlegten Struktur geführt
- Leitz-Aktendeckel mit Dokumententasche
- Chronologische Abheftung
- Verschiedene Vorgänge → getrennte Akten (ggf. Unterakten)
- Aufbewahrung im jeweiligen Sekretariat
Aktendeckelfarben:
| Farbe |
Aktentyp |
| Grün |
Zivilakten AG |
| Grau |
Zivilakten LG |
| Blau |
Zivilakten OLG / Unfallakten |
| Rot |
Straf-/Bußgeldakten |
| Chamois |
Verwaltungsakten / Arbeits- und Sozialrechtsakten |
¶ Mandantenunterlagen
- Überlassene Originalunterlagen im Mandatsbestätigungsschreiben auflisten
- Originale sicher verwahren; bei Mandatsbeendigung gegen Empfangsbekenntnis zurückgeben
Eingangswege: persönliche Übergabe, Post, Fax, E-Mail, BeA
- Hausbriefkasten: Leerung 08:00 Uhr und 12:45 Uhr
- Gerichtstour Azubi: 10:00 Uhr (bei Bedarf)
- Jedes eingehende Schriftstück erhält Eingangsstempel und wird in Eingangsfächer der Referate verteilt
- Originale: mit Zettel stempeln, per Büroklammer verbinden (nicht tackern!)
- Mitarbeiter/-innen leeren Anwaltsfächer mindestens zweimal täglich
- Eingänge in Papierform werden vom Sekretariat zur Akte gescannt
- Nach Fristennotierung: Vorlage an Anwalt/-anwältin im elektronischen Postkorb
- E-Mail-Anlagen mit der E-Mail in E-Akte speichern (nicht trennen)
- Ausgangspost: dem Anwalt/der Anwältin in Postmappe zur Unterschrift vorlegen
- Das Doppel in der Akte muss der Ausgangspost entsprechen
- Fristen in RA-Micro und im Fristenbuch nach gleichem Muster erfassen
- Eintragung durch zuständiges Sekretariat; bei anderer Person: Namenskürzel + Datum vermerken
- Jede Sekretärin führt ein eigenes Fristenbuch
- Alle eingehenden Schriftstücke auf Fristen/Termine prüfen — alle Seiten beachten
- Enthält die Frist eine Uhrzeit → ebenfalls vermerken
- Nach Notierung auf dem Dokument vermerken:
not. [Kürzel] [Datum] (z.B. not. is 14.10.)
- Bei Rechtsmittelfristen: immer auch Begründungsfrist + Vorfrist eine Woche eintragen
- Fristen erst streichen, wenn Quittung/Zustellnachweis via beA vorliegt
- Bei beA-Störung: Ersatzeinreichung per Fax, technische Unmöglichkeit dokumentieren; Frist erst streichen nach telefonischer Eingangsbestätigung + schriftlichem Vermerk in Handakte
- Fristenbücher archivieren: 5 Jahre zentral im Archiv
- Über jeden Gerichtstermin ausführlichen Terminbericht fertigen und an Mandantschaft senden
- Terminbericht am Tag des Termins versenden
- Im Termin anberaumte Termine/Fristen am gleichen Tag im Fristenkalender notieren (inkl. Widerrufsfrist für Vergleiche)